Sistema DMS.
Un sistema DMS (Document Management System o Sistema de Gestión Documental) está diseñado para recoger, almacenar, enviar, compartir y buscar los diferentes documentos que se crean dentro de la organización y también aquellos disponibles por fuera. Este sistema permite buscar información necesaria en función de criterios o palabras claves específicas.
El sistema de flujo electrónico de documentos es una parte integral de los ERP, cuya tarea es integrar completamente las áreas operacionales y directivas de las empresas con el ecosistema donde se desarrolla.
Funcionalidades:
-Accesibilidad a la documentación en cualquier momento.
-Gestión de diferentes tipos de documentos.
-Integración con MS Office.
-Funcionalidad de búsqueda avanzada.
-Etiquetado de documentos, lo cual permite localizarlos rápidamente.
-Vinculación de los documentos a proyectos, colaboradores, proveedores y transacciones.
-Asignación de tareas y alertas sobre documentos pendientes por procesar.
-Versión móvil.
-Manejo de versiones de los documentos.
-Documentos con niveles de seguridad.
Beneficios:
-Facilita la gestión centralizada.
-Documentación organizada en un solo lugar.
-Herramienta OCR, ahorra tiempo al evitar introducir datos manualmente.
-Permite el trabajo remoto.
-Aumento de la seguridad y custodia de los datos.
-Reducción de costos asociados al almacenamiento de documentos en papel.
-Minimiza el riesgo de error humano.
-Trazabilidad.
Seguridad garantizada.
Una gestión de documentación tradicional, no protege los documentos contra pérdida o tratamiento inadecuado; Más aún si hablamos de la entrada masiva de pedidos, facturas y demás documentos, lo que a veces puede interrumpir el flujo de trabajo. Un tema importante es la protección de datos sensibles y el cumplimiento de los procedimientos GDPR. Confiar en el flujo documental tradicional puede generar a la larga retrasos en los pagos, problemas de cumplimiento de tareas y pedidos a tiempo, escasez de documentación o problemas en la comunicación entre compañeros.
Cualquier organización que apueste por la transformación digital y quiera mejorar su rendimiento, debería apostar por un flujo digitalizado de documentos o software DMS.
No olvidemos la gestión de facturas, los cuales son uno de los documentos más comunes en cualquier empresa y su adecuada gestión, repercute directamente en los ingresos de la compañía. Su circulación debe ser rápida y eficiente. Desafortunadamente, en la práctica, las facturas suelen circular por la empresa de una persona a otra y el proceso de verificación se alarga en el tiempo. Sin embargo, ¡no tiene por qué ser así!, con un sistema DMS eficaz que digitalice el flujo de trabajo electrónico de los documentos, puedes automatizar este proceso y, por lo tanto, acelerar la gestión de las facturas.
QAnttic = proyección al futuro.
En nuestro próximo artículo hablaremos: GESTIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO.
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