El éxito de cualquier proyecto, tarea o actividad que se emprenda dentro de una empresa depende en gran medida de la administración y optimización del tiempo. Muchos se preguntan qué hacen aquellas personas que lo manejan a la perfección; pues bien, en primer lugar, tienen tres cosas claras:
1. Tiempo es Dinero: Son conscientes de que el tiempo es un recurso limitado que además cuesta dinero.
2. Organización y Método: Aprenden constantemente habilidades para organizar sus horarios de manera eficiente, ordenada y metódica.
3. Entorno: Entienden, supervisan y se adaptan al entorno.
DELEGUE:
Empodere a su equipo de trabajo, instrúyalo bien y siga el siguiente orden: La primera vez usted lo hace, ellos observan; la segunda vez, ellos lo hacen, usted observa; la tercera vez, ellos lo hacen solos.
CONCÉNTRESE:
Un 89% de las personas pierden tiempo todos los días en las empresas debido a distracciones personales, para que no le pase, utilice la Técnica Pomodoro, que establece unos bloques exclusivos de trabajo por un tiempo de descanso, pudiera ser, trabajar 25 minutos sin distracción, por 2 minutos de descanso y distracciones.
Con la anterior claridad, existen 5 Reglas de Oro que permitirán la optimización del tiempo:
PRIORICE:
Cree una lista de tareas y ubíquelas en una matriz, si es Importante y Urgente, hágalo usted ya mismo; si es Importante y no Urgente, hágalo usted después; si es Urgente y no Importante, deléguelo para que otro lo haga ya mismo; si no es Importante ni Urgente, prográmelo para que otros lo hagan en el tiempo.
TRACE SUS METAS:
Al iniciar el día póngase las metas de lo que realizará, recuerde ponerse metas que sean específicas, alcanzables y relevantes.
DELEGUE:
Empodere a su equipo de trabajo, instrúyalo bien y siga el siguiente orden: La primera vez usted lo hace, ellos observan; la segunda vez, ellos lo hacen, usted observa; la tercera vez, ellos lo hacen solos.
CONCÉNTRESE:
Un 89% de las personas pierden tiempo todos los días en las empresas debido a distracciones personales, para que no le pase, utilice la Técnica Pomodoro, que establece unos bloques exclusivos de trabajo por un tiempo de descanso, pudiera ser, trabajar 25 minutos sin distracción, por 2 minutos de descanso y distracciones.
LIMITE SU EMAIL:
En EE.UU. se estima que los colaboradores pasan 3.2 horas al día revisando emails y se promedia un total de 90 minutos perdidos entre cada pausa realizada para recuperarse de las interrupciones que esta tarea genera. Si se conoce este dato, es más inteligente y efectivo destinar un espacio del día exclusivamente para este fin que estar en ella cada 10 minutos.
Aplique estas reglas y verá cómo la administración de su tiempo se optimiza y rentabiliza. Adicionalmente, recuerde que puede implementar un software de gestión empresarial como Exact Synergy que le permitará establecer buenos flujos de trabajo. Contáctenos si quiere saber más al respecto y no olvide que, “el tiempo es oro”.
REGLA BONUS:
Dótese de la tecnología necesaria que le permita Planear, Organizar, Verificar y Controlar, ahorrando tiempo y reprocesos.
